Urząd Gminy Somianka

Sposoby przyjmowania i

załatwiania spraw w Urzędzie Gminy Somianka

Przyjmowanie i załatwianie spraw w Urzędzie Gminy Somianka odbywa się zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego.

Poszczególne kategorie spraw są rozpatrywane również w oparciu o odpowiednie przepisy szczególne.

Sposób wnoszenia spraw  

Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) do Urzędu mogą być wnoszone:

1)      pisemnie na adres: Urząd Gminy Somianka; Somianka-Parcele 16B; 07 – 203 Somianka;

2)      telegraficznie;

3)      za pomocą telefaksu (29 741 87 14);

4)      ustnie do protokołu;

5)      a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą (adres skrzynki podawczej na platformie ePUAP: /d7514e6egq/skrytka).

Podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych.

Podanie wniesione pisemnie albo ustnie do protokołu powinno być podpisane przez wnoszącego, a protokół ponadto przez pracownika, który go sporządził. Gdy podanie wnosi osoba, która nie może lub nie umie złożyć podpisu, podanie lub protokół podpisuje za nią inna osoba przez nią upoważniona, czyniąc o tym wzmiankę obok podpisu.

Podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno:

1)      być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, lub uwierzytelniane w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia pochodzenia i integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej;

2)      zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru;

3)      zawierać adres elektroniczny wnoszącego podanie.

Dla ułatwienia klientom załatwiania spraw Urząd Gminy Somianka opracował niektóre procedury załatwiania spraw realizowanych przez poszczególne komórki Urzędu, wraz z drukami wniosków. Procedury zamieszczone są na stronach internetowych Gminy www.ugsomianka.bip.org.pl i www.somianka.waw.pl . Także w Urzędzie Gminy można pobrać druki wniosków załatwianych spraw.

Sposób rozpatrywania spraw:

Każde pismo, sprawa, skarga wniesiona do Urzędu powinna być w pierwszej kolejności zarejestrowana w rejestrze korespondencji wpływającej według daty wpływu, poprzez nadanie numeru sprawy. Rejestr prowadzony jest na stanowisku pracy właściwym ds. obsługi kancelarii urzędu – Biuro Obsługi Klienta (parter).

Następnie pisma są dekretowane przez Wójta, Zastępcę Wójta bądź też Sekretarza Gminy. Każdorazowo dekretacja jest odnotowywana w rejestrze korespondencji wpływającej do Urzędu.

Po czym sprawy przekazywane są za pokwitowaniem na merytoryczne stanowiska pracy, celem ich załatwienia. Projekty odpowiedzi na poszczególne pisma lub propozycje sposobu załatwienia sprawy przygotowują merytoryczni pracownicy.

Z przedstawionym projektem zapoznaje się Wójt, Zastępca Wójta lub Sekretarz Gminy. W przypadku braku uwag, pisma są podpisywane przez Wójta lub z upoważnienia Wójta – przez Zastępcę Wójta bądź Sekretarza Gminy.

Wysyłanie pism z Urzędu Gminy:

Każde z pism wychodzących z Urzędu opatrzone jest znakiem sprawy. Znak sprawy zwiera:

1)      symbol literowy pracownika, który zajmuje się danym zagadnieniem. Symbole nadane są w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy;

2)      symbol liczbowy hasła z jednolitego rzeczowego wykazu akt stanowiącego załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych;

3)      liczbę kolejną pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw;

4)      cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawę wszczęto.

Sprawami technicznymi związanymi z wysyłką pism do poszczególnych adresatów zajmuje się stanowisko pracy właściwe ds. obsługi kancelarii urzędu – Biuro Obsługi Klienta (parter).

Terminy załatwiania spraw:

Sprawy kierowane do Urzędu załatwiane są w terminach określonych w przepisach ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego tj.:

1)      niezwłocznie – sprawy proste, nie wymagające przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego;

2)      w ciągu jednego miesiąca od dnia złożenia wniosku – sprawy wymagające przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego;

3)      w ciągu dwóch miesięcy od dnia złożenia wniosku – sprawy szczególnie skomplikowane.

O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie zgodnym z k.p.a. organ administracji publicznej obowiązany jest zawiadomić strony postępowania, podając przyczyny zwłoki, wskazując nowy termin załatwienia sprawy oraz pouczając o prawie do wniesienia ponaglenia.

Rozpatrywanie skarg i wniosków:

Zgodnie z art. 63 Konstytucji oraz art. 221 Kodeksu postępowania administracyjnego każdemu przysługuje prawo składania petycji, skarg i wniosków do instytucji publicznych.

Nadesłane lub złożone skargi lub wnioski, po zarejestrowaniu w rejestrze korespondencji wpływającej, Wójt przekazuje do rozpatrzenia wyznaczonym pracownikom. Skargi i wnioski po zadekretowaniu przekazywane są na stanowisko pracy właściwe w sprawach organizacyjnych. Na tym stanowisku pracy podlegają one zarejestrowaniu w rejestrze skarg i wniosków. Stanowisko to czuwa nad prawidłowością i terminem załatwiania skarg i wniosków. Następnie przekazywane są na wyznaczone stanowisko pracy, zgodnie z dekretacją.

Skargi i wnioski podlegają rozpatrzeniu w terminie jednego miesiąca, sprawy szczególnie skomplikowane w terminie dwóch miesięcy – od dnia złożenia skargi lub wniosku.

Skargi i wnioski niezawierające imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego pozostają bez rozpoznania.

Wójt przyjmuje interesantów w sprawie skarg i wniosków w każdy wtorek w godzinach od 12.00 do 17.00.

Podstawowe prawa obywatela, związane z załatwianiem spraw w Urzędzie:

1)      prawo do uzyskania informacji;

2)      prawo udziału strony w postępowaniu;

3)      prawo podejmowania działań, służących wyjaśnieniu sytuacji faktycznej i prawnej;

4)      prawo do terminowego załatwiania spraw, w terminach jak wyżej;

5)      prawo do wniesienia ponaglenia na niezałatwienie sprawy w terminie lub gdy postępowanie jest prowadzone dłużej niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy;

6)      prawo składania odwołań do organu wyższego stopnia od decyzji i postanowień;

7)      prawo zaskarżenia do sądu administracyjnego;

8)      prawo składania petycji, skarg i wniosków;

9)      prawo do przestrzegania dobrych obyczajów.